Accounts Payable Clerk // Commis aux comptes payables

Finance // Finances

Reporting to the Director of Operational Accounting, the Accounts Payable Clerk is responsible for the timely and accurate processing, analyzing and maintenance of accounts payable records. He/She will perform a range of general clerical and accounting support functions, providing support to the Finance department.

RESPONSIBILITIES

  • Enter invoices and credit notes into the accounting system
  • Validate the invoices and obtain adequate approvals prior to payment
  • Reconcile vendor statements and correct discrepancies if needed
  • Prioritize invoices according to cash discount potential and payment terms
  • Prepare and process checks, wire transfers and credit cards payments
  • Respond to vendor inquiries
  • Process accounting journal entries
  • Provide supporting documentation for audits
  • Manage and maintain filing
  • Sort and distribute incoming mail

REQUIREMENTS

  • Diploma of vocational Studies or College Diploma in Accounting
  • A minimum of 1 year experience in Accounts Payable
  • Proficiency in Microsoft Office Suite
  • Proficiency in accounting softwares, an asset
  • Good written and verbal communication skills in both English and French

SKILLS

  • Highly analytical and detail oriented
  • Exceptional organizational skills and ability to work independently
  • Ability to handle confidential information in a discreet, professional manner
  • Strong interpersonal skills with a natural ability to build relationships
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Relevant du Gestionnaire de la comptabilité opérationnelle, le Commis aux comptes payables est responsable de s'assurer que toutes les factures et paiements sont traités avec précision dans un délai raisonnable. Il/Elle réalisera une variété de fonctions générales de bureau et de comptabilité afin de soutenir le département des finances.

RESPONSABILITÉS

  • Entrer les factures et les notes de crédit des fournisseurs dans le système de comptabilité
  • Valider les factures et obtenir les approbations adéquates avant le paiement  
  • Faire le rapprochement des relevés de fournisseurs et corriger les écarts
  • Prioriser les factures en fonction des escomptes de règlement potentiels et des modalités de paiement
  • Préparer et traiter les chèques, virements et paiements de cartes de crédit  
  • Répondre aux enquêtes des fournisseurs
  • Traiter les entrées de journal comptable
  • Fournir les documents justificatifs pour les contrôles
  • Effectuer le classement des documents
  • Trier et distribuer le courrier

EXIGENCES

  • DEP ou DEC en Comptabilité
  • Un minimum d’un an d’expérience en comptes payables  
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Maîtrise des logiciels comptables, un atout  
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit

COMPÉTENCES

  • Solides aptitudes analytiques et souci du détail
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à travailler de façon autonome
  • Capacité à traiter de l'information confidentielle de façon discrète et professionnelle   
  • Fortes compétences relationnelles avec une aptitude naturelle à établir des relations

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