Time and Attendance Clerk (Warehouse) // Commis des horaires et présences (entrepôt)

Human Resources // Ressources humaines

SSENSE is looking for a temporary Time and Attendance Clerk to compile and record employee schedule and payroll data. He/She must be able to work with sensitive information and maintain confidentiality at all times. The ideal candidate possesses excellent time-management skills to handle competing priorities and ensure a positive employee experience at the SSENSE warehouse.


This position is a 3 month contract.

RESPONSIBILITIES

  • Research discrepancies in employee pay and hours
  • Manage employee absence notifications (sick days, tardiness, etc.) and notify the appropriate supervisors/managers
  • Enter all absences in the attendance tracking system
  • Collect and organize time off request forms for SSENSE employees after they have been approved by the respective departments
  • Forward requests to the appropriate payroll or time keeping representative on a daily basis
  • Manage daily time clock activities to ensure accuracy of punches and approve hours accordingly in the system
  • Identify, track and reconcile missing punches
  • Enter shift schedules in the system for new hires and deactivate employees leaving the organization
  • Activate employee punch cards on the start date and collect cards from employees leaving the organization
  • Send daily attendance reports to the Operations team within one hour of shift start times
  • Take the lead on transportation management during peak sale season, including the confirmation of bus arrival times to avoid any negative employee experience

REQUIREMENTS

  • College or University diploma in a related field
  • 1 year of previous related experience working in a fast-paced manufacturing/production/warehousing environment
  • Previous experience in recruitment, an asset
  • Excellent knowledge of Microsoft Excel
  • Experience with ADP, an asset
  • Experience with Google Docs and Google Sheets, an asset
  • Good written and verbal communications skills in both English and French

SKILLS

  • Positive and energetic attitude with a passion to serve others
  • Strong interpersonal skills with a natural ability to build relationships
  • Solid planning, coordination, and organizational skills
  • Ability to handle confidential information in a discreet, professional manner
  • Self-motivated with a keen ability to anticipate needs and work autonomously
  • Demonstrated attention to detail and resourcefulness
  • Punctual and reliable

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SSENSE est à la recherche d’un Commis des horaires et présences temporaire pour compiler et comptabiliser les données sur les horaires et la paie des employés. Il/Elle doit être capable de travailler avec des informations sensibles et en maintenir la confidentialité en tout temps. Le candidat idéal possède d’excellentes compétences en gestion du temps pour gérer des priorités concurrentes et assurer une expérience positive pour les employés de l’entrepôt SSENSE.   

Ce poste est un contrat de 3 mois.

RESPONSABILITÉS

  • Enquêter les divergences en termes de paie et d’heures travaillées par les employés  
  • Gérer les avis d’absence des employés (congés de maladie, retards, etc.) et en aviser les superviseurs/gestionnaires appropriés
  • Entrer toutes les absences dans le système de suivi des présences
  • Recueillir et organiser les formulaires de demande de congé pour les employés SSENSE une fois approuvés par les départements respectifs
  • Faire suivre les demandes au représentant de la paie ou de comptabilisation du temps sur une base quotidienne
  • Gérer les activités de pointeuse quotidiennes afin d’en assurer l’exactitude et approuver les heures en conséquence dans le système  
  • Identifier, suivre et rapprocher les poinçons manquants   
  • Entrer les horaires de quarts dans le système pour les nouvelles embauches et désactiver les employés qui quittent l’entreprise
  • Activer les cartes à perforer des nouveaux employés et récupérer les cartes des employés qui quittent l’entreprise
  • Envoyer les rapports de présences quotidiennes à l’équipe des opérations dans l’heure qui suit les heures de début des quarts
  • Mener la gestion du transport pendant la saison des soldes, incluant la confirmation de l’heure d’arrivée du bus afin d’éviter toute expérience négative pour les employés

EXIGENCES

  • Diplôme collégial ou universitaire dans un domaine pertinent
  • 1 année d’expérience pertinente dans un environnement de fabrication/production/entreposage au rythme rapide  
  • Expérience en recrutement, un atout
  • Excellente connaissance de Microsoft Excel
  • Expérience avec ADP, un atout
  • Expérience avec Google Docs et Google Sheets, un atout
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit

COMPÉTENCES

  • Attitude positive et avenante avec une passion pour servir les autres
  • Fortes compétences relationnelles avec une aptitude naturelle à établir des relations
  • Compétences en matière de planification, de coordination et d’organisation
  • Capacité à traiter de l'information confidentielle de façon discrète et professionnelle   
  • Motivé avec une capacité accrue à anticiper les besoins et à travailler de manière autonome
  • Souci du détail et débrouillardise
  • Ponctualité et fiabilité

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