Executive Assistant // Adjoint(e) de direction

Corporate // Corporatif

We are always on the lookout for top talent. Please complete the form below if you would like to be considered for future opportunities as an Executive Assistant

Reporting to the Chief of Staff, the Executive Assistant will provide exceptional administrative support to our CEO’s daily functions. He/She will be responsible for coordinating executive services, ensuring seamless functional support throughout. The ideal candidate is an administrative professional and organizer extraordinaire who understands the importance of providing unparalleled service excellence and whose personal mantra is going above and beyond the call of duty.

RESPONSIBILITIES

  • Manage the CEO’s calendar and proactively organize his time, flagging and resolving any scheduling conflicts as they arise
  • Coordinate and arrange meetings on behalf of the CEO
  • Organize and maintain file systems and correspondence, as well as all other records as needed
  • Manage travel arrangements for the executive team
  • Manage and maintain the company-wide corporate calendar
  • Manage and maintain the executive calendar
  • Plan all logistics for the quarterly executive offsite meetings
  • Plan the CEO and COO departmental lunches
  • Organize the bi-annual leadership dinners
  • Arrange ad hoc executive team events
  • Complete special projects and personal tasks for the CEO as required

REQUIREMENTS

  • Diploma in Administration and/or Secretarial Studies
  • Bachelor’s degree an asset
  • A minimum of 3 years related experience working in a fast-paced corporate environment
  • Excellent written and verbal communication skills in both English and French
  • Strong general computer skills
  • Experience with Google Docs and Google Spreadsheet an asset

SKILLS

  • Positive and energetic attitude with a passion to serve others
  • Professionalism, excellence, integrity and passion
  • Outstanding interpersonal, communication, and presentation skills
  • Proven planning, coordination, and organizational skills
  • Proven ability to identify issues, develop solutions and adapt to changing priorities
  • Self-motivated with a keen ability to anticipate needs and work autonomously
  • Demonstrated attention to detail and resourcefulness
  • Punctual and reliable<span
----------

Nous sommes toujours à l'affût de candidats talentueux. Veuillez compléter le formulaire ci-dessous si vous souhaitez être considéré pour de futures opportunités comme Gestionnaire des achats

Relevant du Chef du personnel, l’adjoint(e) de direction fournira un soutien administratif exceptionnel aux fonctions quotidiennes de notre PDG. Il / Elle sera responsable de la coordination des services exécutifs afin d’assurer une organisation hors pair des activités. Le candidat idéal est un professionnel chevronné et organisateur extraordinaire qui comprend l'importance d’offrir une expérience de service sans pareille, et dont le mantra personnel est d’aller au-delà des attentes.

RESPONSABILITÉS

  • Gérer l’agenda du PDG et organiser son temps de manière proactive, signaler et résoudre les conflits de planifications qui surviennent
  • Coordonner et céduler des réunions pour le PDG
  • Organiser et maintenir les systèmes de fichiers et correspondances, de même que les autres registres au besoin
  • Gérer et coordonner les préparatifs de voyage pour l’équipe exécutive
  • Gérer et maintenir le calendrier corporatif à l’échelle de l’entreprise
  • Gérer et maintenir le calendrier exécutif
  • Planifier toute la logistique derrière les rencontres exécutives trimestrielles hors site
  • Planifier les lunchs d’équipe du PDG et du Chef des opérations
  • Organiser les diners de la direction bi-annuels
  • Organiser des événements exécutifs ad hoc
  • Réaliser des projets spéciaux et tâches personnelles pour le PDG, au besoin

EXIGENCES

  • Diplôme en administration ou en secrétariat
  • Baccalauréat, un atout
  • Un minimum de 3 années d’expérience pertinente dans un environnement corporatif au rythme rapide
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit
  • Bonne connaissance de l’informatique en général
  • Expérience avec Google Docs et Google Spreadsheet, un atout

COMPÉTENCES

  • Attitude positive et avenante avec une passion pour servir les autres
  • Professionnalisme, excellence, intégrité et passion
  • Compétences remarquables en matière de relations interpersonnelles, de communication et de présentation
  • Compétences en matière de planification, de coordination et d’organisation
  • Capacité avérée d’identifier les enjeux, développer des solutions et s’adapter aux priorités changeantes  
  • Motivé avec une capacité accrue à anticiper les besoins et à travailler de manière autonome
  • Souci du détail et débrouillardise
  • Ponctualité et fiabilité

Apply