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Chief of Staff // Chef du personnel

Working alongside the CEO, the Chief of Staff will assist with the ongoing management of the company’s strategic plan. He/She will play a key role in supporting the CEO while bringing additional structure and process to our fast-growing company. The ideal candidate is diligent and driven, with a strong sense of ownership to perform and effectively create and connect big-picture strategy with everyday results and actions.

RESPONSIBILITIES

  • Drive the program management of top company strategic initiatives and address roadblocks as needed
  • Help implement and continuously optimize the top company dashboard to allow visibility and ensure alignment within the executive team
  • Manage and maintain the corporate calendar and ensure cross functional adherence
  • Develop content for internal communications including newsletters, emails, all hands, and offsites to inform and inspire the rest of the organization
  • Drive operational excellence and ensure best in class cross-departmental process execution
  • Participate in the executive meetings and keep track of notes and action items
  • Lead special projects across the business as needed
  • Support the CEO on calendar management optimization
  • Manage the office support staff

REQUIREMENTS

  • Bachelor’s degree and MBA in relevant field
  • Demonstrated academic excellence or high honors
  • A minimum of 5 years experience in an administrative role
  • Excellent written and spoken communication skills in English and French
  • Proficient in Microsoft Office suite

SKILLS

  • Outstanding interpersonal skills with a natural ability to build relationships
  • Professionalism, attention to detail, and the ability to effectively multi-task
  • Demonstrated track record of proactive problem solving
  • Discretion handling confidential information
  • Ability to work in a fast paced environment dealing with change and continuously shifting requirements

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Travaillant en étroite collaboration avec le PDG, le Chef du personnel participera activement à la gestion continue du plan stratégique de l’entreprise. Il/Elle jouera un rôle clé dans le soutien du PDG tout en instaurant une structure et des processus supplémentaires à notre entreprise en croissance rapide. Le candidat idéal est consciencieux, motivé et capable de prendre en charge la responsabilité d’établir la stratégie globale et de la relier, de façon efficace, aux actions et résultats de tous les jours.

RESPONSABILITÉS

  • Mener la gestion des programmes des initiatives stratégiques principales de l’entreprise et adresser les obstacles au besoin
  • Aider avec le développement et l’optimisation continue du tableau de bord exécutif afin d’en permettre la visibilité et s’assurer de l’alignement au sein de l’équipe de direction
  • Gérer et maintenir le calendrier corporatif à jour et assurer qu’il est respecté par les différentes unités d’affaires
  • Développer des contenus stimulants pour les communications internes incluant, des bulletins, des courriels, des réunions internes et des réunions hors-site pour informer l’ensemble de l’entreprise
  • Favoriser l’excellence opérationnelle et établir une exécution hors pair des processus inter-départements
  • Participer aux réunions de direction et garder le suivi des notes et points d’action
  • Mener les projets spéciaux à l’échelle de l’entreprise au besoin
  • Soutenir le PDG dans l’optimisation de la gestion du calendrier
  • Gérer le personnel de soutien du bureau

EXIGENCES

  • Baccalauréat et Maîtrise dans un domaine pertinent
  • Excellence académique démontrée ou distinctions
  • Un minimum de 5 années d’expérience dans un rôle administratif  
  • Excellentes compétences dans l’utilisation de la suite Microsoft Office
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit

COMPÉTENCES

  • Excellentes compétences relationnelles avec une aptitude naturelle à établir des relations
  • Professionnalisme, souci du détail et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément
  • Capacité prouvée à résoudre les problèmes de façon proactive
  • Faire preuve de discrétion lors du traitement d’informations confidentielles
  • Habileté à travailler dans un environnement au rythme rapide et à affronter des besoins changeants

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