Accounts Payable Supervisor // Superviseur des comptes payables

Finance // Finances

Reporting to the Manager of Operational Accounting, the Accounts Payable Supervisor is responsible for managing a team of Accounts Payable Clerks and providing support to the Finance department. He/She will perform a range of general clerical, accounting and accounts payable support functions, while providing leadership and coaching to more junior staff.

RESPONSIBILITIES

  • Review entry of vendor invoices and credit notes in the accounting system and confirm three way match process has been performed correctly
  • Validate the invoices and obtain adequate approvals prior to payment
  • Lead the reconciliation of vendor statements and guide Clerks on how to correct discrepancies
  • Prioritize invoices according to cash discount potential and payment terms
  • Prepare and process checks, wire transfers and credit card payments
  • Respond to vendor inquiries
  • Provide guidance and leadership to the team and help to establish best practices within the department
  • Provide guidance and mentorship to 3-4 team members
  • Assist the Manager of Operational Accounting with the review and implementation of process controls
  • Process accounting journal entries
  • Provide supporting documentation for audits
  • Track employee performance in order to provide appropriate feedback to team members, providing metrics to management

REQUIREMENTS

  • Diploma of vocational Studies or College Diploma in Accounting
  • A minimum of 3 years experience in Accounts Payable
  • Proficiency in Microsoft Office Suite
  • Proficiency in accounting softwares, an asset
  • Good written and verbal communication skills in both English and French

SKILLS

  • Highly analytical and detail oriented
  • Exceptional organizational skills and ability to work independently
  • Ability to handle confidential information in a discreet, professional manner
  • Strong interpersonal skills with a natural ability to build relationships
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Relevant du Gestionnaire de la comptabilité opérationnelle, le Superviseur des comptes payables est responsable de gérer une équipe de Commis aux comptes payables et de soutenir le département des finances. Il/Elle réalisera une variété de fonctions générales en matière de comptes payables et de comptabilité, tout en offrant leadership et coaching à un personnel de nature junior.

RESPONSABILITÉS

  • Réviser les entrées de factures et notes de crédit des fournisseurs dans le système de comptabilité et s’assurer que le processus de rapprochement triple a été appliqué correctement    
  • Valider les factures et obtenir les approbations adéquates avant le paiement  
  • Mener le rapprochement des relevés de fournisseurs et guider les Commis sur comment corriger les écarts
  • Prioriser les factures en fonction des escomptes de règlement potentiels et des modalités de paiement
  • Préparer et traiter les chèques, virements et paiements de cartes de crédit  
  • Répondre aux enquêtes des fournisseurs
  • Fournir orientation et encadrement à l’équipe et aider à établir les meilleures pratiques au sein du département
  • Fournir orientation et encadrement à 3-4 membres de l’équipe
  • Aider le Gestionnaire de la comptabilité opérationnelle avec la revue et la mise en oeuvre des contrôles de processus
  • Traiter les entrées de journal comptable
  • Fournir les documents justificatifs pour les contrôles
  • Suivre la performance des employées en vue d’offrir une rétroaction constructive aux membres de l’équipe et fournir les indicateurs de performance aux gestionnaires

EXIGENCES

  • DEP ou DEC en Comptabilité
  • Un minimum de 3 années d’expérience en comptes payables  
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Maîtrise des logiciels comptables, un atout  
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit

COMPÉTENCES

  • Solides aptitudes analytiques et souci du détail
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à travailler de façon autonome
  • Capacité à traiter de l'information confidentielle de façon discrète et professionnelle   
  • Fortes compétences relationnelles avec une aptitude naturelle à établir des relations

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