Human Resources

Internal Services Coordinator // Coordonnateur des Services Internes

We are looking for a Internal Services Coordinator to provide full administrative support across the Company. You are an administrative juggler, a flexible multitasker, who is able to stretch to alternating demands and understand the fundamentals of organization and prioritization. In this role, you will be an integral part of our office team, and will be responsible for ensuring that daily operations run smoothly and efficiently.

RESPONSIBILITIES

  • Create a welcoming environment to all who visit the SSENSE office
  • Manage and coordinate company-wide travel arrangements, including air and ground
  • Manage the office supplies inventory and place orders while adhering to the corresponding budgets
  • Maintain the entire inventory of all cafeteria related items
  • Facilitate the Studio visitor policy and process
  • Coordinate the scheduling and setup of board rooms
  • Arrange catering for lunches and special events  for the company
  • Liaise with the building management for company-wide parking administration
  • Liaise with property management for building and kitchen equipment maintenance
  • Manage the signing in, logging and securing of all delivered mails/parcels and promptly notifying respective employees
  • Answer and screen telephone calls, arrange conference calls as needed
  • Organize and maintain file systems and correspondence, as well as all other records as needed
  • Assist HR in all other related duties as required

REQUIREMENTS

  • Diploma in Administration and/or Secretarial Studies
  • Bachelor’s degree, an asset
  • 1 to 3 years of previous related experience working in a fast-paced corporate environment
  • Bilingual (French/English), written and spoken  
  • Strong computer skills. Experience with Google Docs and Google Spreadsheet is an asset

SKILLS

  • A positive attitude and outgoing personality with a passion to serve others is a must!
  • Outstanding interpersonal, communication, and presentation skills
  • Proven planning, coordination, and organizational skills
  • Proven ability to identify issues, develop solutions and adapt to changing priorities
  • Self-motivated with a keen ability to anticipate needs and work autonomously
  • Demonstrated attention to detail and resourcefulness
  • Punctual and reliable


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Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice qui fournira un soutien administratif complet à toute l’entreprise. Vous êtes capable de jongler avec les échéances, d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de composer avec des demandes changeantes en plus de connaître les bases de l’organisation et de l’établissement des priorités. En occupant ce poste, vous ferez partie intégrante de notre équipe administrative et serez responsable d’assurer que les opérations quotidiennes sont effectuées de façon efficace et ordonnée.

RESPONSABILITÉS

  • Créer un environnement accueillant pour tous les visiteurs du bureau de SSENSE
  • Gérer et coordonner les déplacements, y compris le transport aérien et terrestre, à l’échelle de l’entreprise
  • Gérer les fournitures de bureau et passer les commandes tout en respectant les budgets alloués
  • Maintenir l’inventaire complet de tous les articles relatifs à la cafétéria
  • Assurer la mise en application de la politique et des processus relatifs aux visiteurs du studio
  • Coordonner l’horaire et préparer les salles de conférence
  • Prendre les dispositions nécessaires auprès des services de traiteur pour les dîners et les événements spéciaux de l’entreprise
  • Assurer la liaison avec le service de gestion de l’immeuble relativement à l’administration des stationnements pour toute l’entreprise
  • Assurer la liaison avec le service de gestion de la propriété pour l’entretien des équipements de cuisine et du bâtiment
  • Gérer les arrivées, l’enregistrement et la réception de tout courrier ou colis et en aviser rapidement les employés concernés
  • Répondre aux appels téléphoniques et en faire le tri, organiser des conférences téléphoniques au besoin
  • Organiser et maintenir les communications et les systèmes de documentation, de même que les autres registres, au besoin
  • Épauler les ressources humaines dans toutes les autres tâches connexes, au besoin

EXIGENCES

  • Diplôme en administration ou en secrétariat
  • Baccalauréat (un atout)
  • De 1 à 3 ans d’expérience pertinente dans un environnement d’entreprise dynamique
  • Excellentes compétences en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit
  • Bonne connaissance de l’informatique (de l’expérience avec Google Docs et Google Spreadsheet est un atout)

COMPÉTENCES

  • Attitude positive et personnalité extravertie. Rendre service est une passion
  • Compétences remarquables en matière de relations interpersonnelles, de communication et de présentation
  • Compétences en matière de planification, de coordination et d’organisation
  • Habileté à voir les problèmes, à trouver des solutions et à vous adapter aux changements de priorités
  • Motivation et capacité accrue à anticiper les besoins et à travailler de façon autonome
  • Souci du détail et débrouillardise
  • Ponctualité et fiabilité

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