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Executive Assistant // Adjoint Exécutifs

We are currently looking for an administrative professional who will support the Company’s Executive Team in their daily operations. The successful candidate will be responsible for coordinating executive support services to ensure efforts are organized and seamless. As a seasoned expert and host extraordinaire, you understand the importance of creating a welcoming environment and providing ‘Unparalleled Service Excellence’. Going ‘above and beyond the call of duty’ has become your personal mantra.

RESPONSIBILITIES

  • Create a welcoming environment to all who visit the SSENSE office
  • Manage the Executive Team’s calendar and proactively organize his/her time as required, based on availability and preferences
  • Coordinate the Executive Team’s schedule and/or make appointments
  • Coordinate and arrange meetings, prepare agendas, reserve and prepare facilities and record and transcribe meeting minutes for the Executive team
  • Compose and type routine office correspondences
  • Answer and screen telephone calls, arrange conference calls as needed
  • Organize and maintain file systems and correspondence, as well as all other records as needed
  • Manage and coordinate travel arrangements, including air and ground for all training and recruitment needs

REQUIREMENTS

  • Diploma in Administration and/or Secretarial Studies
  • Bachelor’s degree 
  • 3 to 5 years of previous related experience working in a fast-paced corporate environment
  • Bilingual (French/English), written and spoken  
  • Strong computer skills. Experience with Google Docs and Google Spreadsheet is an asset

SKILLS

  • Positive and energetic attitude with a passion to serve others is a must
  • Professionalism, excellence, integrity and warmth in both your appearance and mannerisms
  • Outstanding interpersonal, communication, and presentation skills
  • Proven planning, coordination, and organizational skills
  • Proven ability to identify issues, develop solutions and adapt to changing priorities
  • Self-motivated with a keen ability to anticipate needs and work autonomously
  • Demonstrated attention to detail and resourcefulness
  • Punctual and reliable


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Nous sommes à la recherche d’une professionel administratif pour soutenir l'équipe de direction dans leurs activités quotidiennes. Le candidat retenu sera responsable de la coordination des services de soutien exécutif afin d’assurer une organisation hors pair des activités. En tant que professionnel chevronné et hôte extraordinaire, vous comprenez l'importance de créer un environnement accueillant en offrent un «expérience de service sans pareille». Votre devise : « aller au-delà des attentes ».

RESPONSABILITÉS

  • Créer un environnement accueillant pour tous les visiteurs du bureau de SSENSE
  • Gérer l’agenda des membres de la direction et organiser leur  temps d’une manière proactive et adaptée à les besoins, les disponibilités et les préférences
  • Coordonner les agendas de l’équipe de direction et céduler les rendez-vous
  • Coordonner et organiser les réunions, préparer les horaires, réserver et préparer les installations, enregistrer et transcrire le procès-verbal des réunions pour l’équipe de direction
  • Préparer de la correspondance, des communications, des rapports et des présentations
  • Répondre aux appels téléphoniques et en faire le tri, organiser des conférences téléphoniques au besoin
  • Organiser et maintenir les communications et les systèmes de documentation, de même que les autres registres, au besoin
  • Gérer et coordonner les déplacements, y compris le transport aérien et terrestre pour tous les besoins relatifs aux formations et au recrutement

EXIGENCES

  • Diplôme en administration ou en secrétariat
  • Baccalauréat 
  • De 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans un environnement d’entreprise dynamique
  • Excellentes compétences en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit
  • Bonne connaissance de l’informatique (une expérience avec Google Docs et Google Spreadsheet est un atout)
  • Expérience dans le domaine des ressources humaines (un atout)

COMPÉTENCES

  • Attitude positive et énergique. Rendre service est une passion
  • Professionnalisme, excellence, intégrité et passion, tant dans votre apparence que dans votre manière d’être
  • Compétences remarquables en matière de relations interpersonnelles, de communication et de présentation
  • Compétences en matière de planification, de coordination et d’organisation
  • Habileté à voir les problèmes, à trouver des solutions et à vous adapter aux changements de priorités
  • Motivation et capacité accrue à anticiper les besoins et à travailler d’une manière autonome
  • Souci du détail et débrouillardise
  • Ponctualité et fiabilité

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